Защита на личните данни

ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

  1. Общ регламент за защита на личните данни

Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава “правата и свободите” на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

  1. Обхват, очертан от Общия регламент за защита на данните

Материален обхват (член 2) – настоящият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

Териториален обхват (член 3) – правилата на Общия Регламент важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност.

 

  1. Понятия

 „Лични данни” – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни”); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване” – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

 „Администратор” – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Обработващ лични данни“ означава физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която обработва лични данни от името на администратора

 

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните” – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

„Профилиране” – всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;

„Нарушение на сигурността на лични данни” – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.

Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16) от ОРЗД)

„Получател” – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели”; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

 „Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;

 

Декларация относно политиката по защита на личните данни

  1. Ръководството на ПОЛИФИЙЛДС ООД се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на “правата и свободите” на лицата,  чиито лични данни ПОЛИФИЙЛДС ООД  обработва, съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679) и приложимото законодателство в РБългария.
  2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи като свързани процеси и процедури.
  3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
  4. Длъжностното лице по защита на данните отговаря за преразглеждането на „Регистъра на дейностите по обработване“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на ПОЛИФИЙЛДС ООД, както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.
  5. Тази политика се прилага за всички служители и Заинтересовани страни на ПОЛИФИЙЛДС ООД. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в регламентирания от закона срок на РБългария.
  6. Партньори и трети лица, които работят с или за ПОЛИФИЙЛДС ООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, трябва да бъдат запознати с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от ПОЛИФИЙЛДС ООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които ПОЛИФИЙЛДС ООД  е поела, и което дава право на ПОЛИФИЙЛДС ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

 

Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

  1. ПОЛИФИЙЛДС ООД е администратор и обработващ на лични данни, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.
  2. Висшето ръководство на ПОЛИФИЙЛДС ООД е отговорно за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в ПОЛИФИЙЛДС ООД ;
  3. Отговорникът по защита на данните (Приложена длъжностна характеристика) в ПОЛИФИЙЛДС ООД  е отговорен  за управлението на личните данни в рамките на организацията и за гарантирането на възможността за доказване на съответствието  със законодателството за защита на данните и добрите практики.

Тази отчетност на ОЗД включва:

  • разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;
  • управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.
  1. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на ПОЛИФИЙЛДС ООД, които обработват лични данни.
  2. Политиката за обучение по изискванията на регламента на ПОЛИФИЙЛДС ООД определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите на ПОЛИФИЙЛДС ООД .

Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в Регламента.  Разработените политики и процедури на ПОЛИФИЙЛДС ООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

 

  1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно.

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като “основания за обработване”, например „съгласие“.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Правилата за уведомяване на субекта на данни от ПОЛИФИЙЛДС ООД   са определени в GDPR ПР 2 Процедура за прозрачност при обработване на лични данни. Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

    • данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
    • контактите на ОЗД;
    • целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
    • периода, за който ще се съхраняват личните данни;
    • съществуването на следните права – да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
    • категориите лични данни;
    • получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
    • където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
    • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.
  1. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни на ПОЛИФИЙЛДС ООД. GDPR ПР 2 Процедура за прозрачност при обработване на лични данни определя съответните правила.

  1. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)
  • ОЗД е отговорен да осигури ПОЛИФИЙЛДС ООД   да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.
  • Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка към GDPR Ф 1 Декларация за поверителност.

 

  1. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.
  • Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
  • ОЗД със съдействието на отдел човешки ресурси и Ръководител Ай Ти инфраструктура извършват обучение на персонала  по въпросите на политиката и регламента за защита на лични данни.
  • Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от ПОЛИФИЙЛДС ООД са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
  • От служителите, (клиентите/ други) се изисква, да уведомяват ПОЛИФИЙЛДС ООД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на ПОЛИФИЙЛДС ООД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
  1. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.
  • Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
  • Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с разработените в дружеството процедури за съхранение и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
  • ОЗД одобрява всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в GDPR ПР 7 Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и съпътстващите политики по сигурност на информацията и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.
  1. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност.

В дружеството е извършена оценка на риска при обработването на лични данни.

Разработени са подходящи технически мерки като:

  • Защита с парола;
  • Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
  • Ограничаване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
  • Антивирусен софтуер и защитни стени;
  • Правата за достъп, основани на роли, включително тези на назначен временно персонал
  • Защитата на устройства, които напускат помещенията на  организацията, като лаптопи или други;
  • Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
  • Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;
  • Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност подходящи за ПОЛИФИЙЛДС ООД.

 

Организационни мерки включват:

  • Нивата на подходящо обучение в ПОЛИФИЙЛДС ООД;
  • Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
  • Включването на защитата на данните в трудовите договори;
  • Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
  • Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
  • Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
  • Спазване на политика на „чисто работно място“[1];
  • Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
  • Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
  • Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
  • Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
  1. Спазване на принципа на отчетност

ПОЛИФИЙЛДС ООД   ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към внедряване на подходящи технически и организационни мерки, както и приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на риска, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

 

Права на субектите на данни

  1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:
  • Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
  • Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
  • Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
  • Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен”);
  • Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
  • Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
  • Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
  • Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
  • Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
  • Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
  • Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
  • Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;
  1. ПОЛИФИЙЛДС ООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:

Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в приложената GDPR ПР 3 Процедура за управление на исканията от субектите на данни

Субектите на данни имат право да подават жалби до ПОЛИФИЙЛДС ООД, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите в съответствие с GDPR ПР 4 Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни